Organizacja imprezy firmowej  

W jakim celu organizujesz wydarzenie?

Pierwszym etapem organizacji imprezy firmowej jest ustalenie celu wydarzenia. Bez względu na to czy samemu będziesz organizować imprezę czy zwrócisz się o pomoc do doświadczonej agencji eventowej należy na wstępie ustalić po co właściwie organizujesz wydarzenie.

Celem imprezy firmowej może być np. integracja zespołu, odpoczynek i regeneracja pracowników, świętowanie sukcesu lub jubileuszu firmy, czy spotkanie z partnerami biznesowymi by zaprezentować nowy produkt.

 

Organizacja imprez firmowych wymaga dobrego planu

 

1. Czas na listę gości

Na początku musisz ustalić kilka bardzo istotnych szczegółów. Zacznij od wstępnej liczby uczestników imprezy firmowej. Oczywiście będzie to na tym etapie poglądowa liczba. Nie można z całą pewnością określić czy pojawi się 100% a może 50% zaproszonych gości. Warto przygotować sobie tzw. widełki, czyli szacunkową liczbę uczestników.

 

2. Ustal budżet

Organizacja imprez firmowych zawsze wymaga wyznaczenia budżetu. Musimy zdać sobie sprawę, że ten etap determinuje wszelkie działania. Od tego ile planujesz wydać, zależą kolejne kroki.  Jeśli pierwszy raz organizujesz imprezę dla pracowników i nie wiesz jaki jest optymalny budżet, możesz spróbować wykonać szacunkowy kosztorys i powrócić do tego etapu, gdy zaplanujesz więcej szczegółów.

 

3. Zaskocz swoich gości

Wybór atrakcji jest jedynym z ważniejszych etapów organizacji imprezy firmowej. Musimy zdecydować w jakim klimacie chcemy, aby odbyło się wydarzenie. Oczywiście ten etap jest bardzo ściśle powiązany z liczbą uczestników czy budżetem. Atrakcje muszą być również dostosowane do celu jaki ma zostać zrealizowany podczas imprezy.

 

4. Gdzie i kiedy

To ten moment, gdy organizacja imprez firmowych wkracza na kolejny level. Jeśli zależy Ci na konkretnej sali konferencyjnej, czy hotelu warto dużo wcześniej sprawdzić dostępność obiektu. A może nie tyle ma dla nas znaczenie konkretna lokalizacja, co ważne jest by spełniała pewne wymagania np. posiadała basen, duży plac, sale z dobrą akustyką lub miejsce na grilla. Warto wówczas zrobić listę wymogów, które musi spełnić obiekt zanim rozpoczniesz poszukiwania. Przygotowując listę wymogów, możesz wykorzystać wcześniejszą listę atrakcji.

 

5. Nikt nie może z imprezy wrócić głodny

Gdy znamy już liczbę gości, atrakcje i miejsce, w którym zamierzamy zorganizować imprezę firmową, czas zająć się cateringiem. Jeśli wydarzenie odbywa się np. w hotelu czy agroturystyce to najczęściej w pakiecie otrzymamy również catering. Ważne jest jednak ustalenie zakresu wyżywienia dla uczestników.

 

6. Organizacja imprez firmowych wymaga zespołowego działania

Organizacja imprez firmowych nie kończy się na wyborze atrakcji, lokalizacji i zapewnieniu cateringu. Teraz czas zadbać o oprawę całego wydarzenia czyli przystępujemy do działania.

Czas poinformować wszystkich uczestników i poprosić o deklaracje uczestnictwa w wydarzeniu. Na ich podstawie będziesz mógł dokonać lub potwierdzić rezerwacje hotelu, sal, cateringu i wszelkich atrakcji.

Pamiętaj, że nie wszystkim możesz zająć się sam. Kompleksowa organizacja imprez firmowych może wymagać od Ciebie zatrudnienia specjalistów, którzy zadbają o wszelkie istotne szczegóły, którymi ty nie możesz zająć się osobiście.   

Jeśli zależy Ci na tym by goście dobrze się bawili i brali udział w przygotowanych dla nich atrakcjach warto zatrudnić doświadczonych animatorów. Gdy natomiast impreza ma obfitować w zabawę taneczną musisz pomyśleć o zatrudnieniu dj’a lub zespołu muzycznego. Zastanów się również, kto poprowadzi całą imprezę, czy będzie to ktoś z firmy, a może potrzebujesz profesjonalnego konferansjera?  

 

Ważne jest to, aby koordynator imprezy na bieżąco czuwał nad przebiegiem wydarzenia, miał zawsze pełen zakres informacji. Jeśli czegoś brakuje, coś zostało niedostarczone, koordynator musi podjąć decyzję i wdrożyć „plan awaryjny”.

 

Przede wszystkim musisz jednak i Ty dobrze się bawić wraz ze swoimi gośćmi, a wówczas SUKCESgwarantowany :)

Nawet my mimo wieloletniego doświadczenia w organizacji imprez firmowych z każdym kolejnym wydarzeniem uczymy się czegoś nowego :)

 
Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany - dziękujemy.
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

Skontaktuj się już teraz! 

Media Społecznościowe

© eventgdańsk.com 2018