Organizacja idealnej konferencji  

Konferencja czy kongres to prestiżowe wydarzenie wymagające umiejętności doskonałego zgrania wielu czynników, planowania, realizowania i koordynowania działań. Na początku jest wizja przedsięwzięcia. Droga do jej realizacji - długa, kręta i pełna przeszkód i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć - można jednak być na nie przygotowanym.

Dobra organizacja to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni nie mniej, niż drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania, czy systematyczności i cierpliwości. 

Dziś kilka cennych porad o profesjonalnej organizacji konferencji.

Zorganizowanie konferencji rozpoczyna się od starannego i rzetelnego opracowania projektu i jego budżetu. Profesjonalna organizacja konferencji wiąże się z wyborem odpowiedniej lokalizacji, przygotowaniem agendy spotkania, sprawnym wdrożeniem systemu rejestracji uczestników, a także fachową obsługą gości w zakresie zakwaterowania, cateringu oraz transportu w wyznaczone miejsce. Organizacja konferencji to wreszcie dbałość o rzetelne wykonanie materiałów konferencyjnych takich jak: torby zjazdowe, druki reklamowe, ulotki, teczki, płyty z prezentacjami, zdjęcia, filmy itp.

Dla osób, które po raz pierwszy planują organizację konferencji, szkoleń czy imprez integracyjnych nie jest to proste. Co więcej - może przerosnąć najśmielsze wyobrażenia o trudnościach i pułapkach, które napotyka na swej drodze organizator. Dlatego na początku warto zaufać profesjonalnej agencji, która zajmie się organizacją imprezy.

 

1. Start: Budżet przedsięwzięcia.

Budżet to jedna z kluczowych spraw w organizacji konferencji. Jego wysokość determinuje dalsze działania. Imprezę można zorganizować niemal za każde pieniądze - od ich ilości zależeć będzie jednak jej poziom. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala zorganizować obok posiedzenia naukowego ciekawy koncert, urozmaicić menu, kupić materiały konferencyjne wyższej jakości czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Przede wszystkim jednak daje pewien margines swobody w planowaniu, np. zawsze zdarzają się wahania w ilości uczestników. Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być fundusze unijne czy też sponsorzy związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też znakomitą reklamą.

 

2. Dotarcie do klienta.

Gdy już zdecydowaliśmy się na organizację konferencji oraz mamy wstępny kosztorys wydatków-zaczynamy od umieszczenia informacji o konferencji .

Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty to strzał w dziesiątkę. Warto pamiętać, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany, by nie - zamiast informować - dezinformowała. Oczywiście nie może to być jedyna "tablica ogłoszeniowa". Nie wszyscy mają dostęp do Internetu, nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień - trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub tradycyjną pocztą. 

 

3. Promocja konferencji.

Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów - koniecznie w mieście w którym spotkanie ma się odbyć. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto winien się czuć zaszczycony, że TWÓJ zjazd ma się odbyć w JEGO mieście! Niech Twój Kongres znajdzie się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władze o udostępnienie (nawet za darmo) prestiżowych obiektów np. na ceremonię Otwarcia!

 

4. Rejestracja uczestników.

Informując uczestników o konferencji-zwróć uwagę na terminem końcowy opłat czyli Deadline

Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu imprezą.

Warto także zmobilizować gości, by rejestrowali się jak najszybciej. Z wielką rozwagą podejmuj decyzję czy prowadzić rejestrację uczestników na ostatnią chwilę! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cię niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić konkretną liczbę materiałów konferencyjnych, teczek, zamówić catering, itd. 

 

5. Catering.

Spotkania przy posiłkach są dla uczestników pierwszorzędną okazją nawiązywania kontaktów i odnawiania starych znajomości. Dlatego w ramach obsługi cateringowej zadbajcie Państwo o to, żeby posiłki były smaczne i przebiegały zgodnie z planem, ale przede wszystkim, by sprzyjały wymianie wrażeń, dyskusji i nawiązywaniu relacji. 

 

6.Obsługa techniczna.

Komputery muszą działać bez zarzutu, także urządzenia peryferyjne - najbezpieczniej jest się oprzeć na specjalistach! To samo dotyczy obsługi sprzętu audiowizualnego. Zawodowiec ma zawsze zamienniki sprzętu na wszelki wypadek! Wyobraź sobie horror spowodowany awarią rzutnika podczas któregoś z najważniejszych wykładów!

 

7. Obiekt konferencyjny.

Może to być część konferencyjna hotelu w którym goście mieszkają, może też to być inny obiekt do którego z hotelu trzeba się dostać . Zły wybór to niewygoda dla gości i wyższe koszty organizacji.

Znalezienie dobrego miejsca na konferencję jest nie lada wyzwaniem.

 
 

 

Organizacja konferencji nie jest jednak łatwym zadaniem. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy. Co należy zrobić i o czym trzeba pamiętać chcąc zorganizować udaną konferencje mam nadzieję, że przeczytaliście Państwo w powyższym artykule.

 
Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany - dziękujemy.
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

Skontaktuj się już teraz! 

Media Społecznościowe

© eventgdańsk.com 2018